12 lipca, 2016

Jeden prosty spsób na organizację i przechowywanie ważnych dokumentów

Od pewnego czasu w blogosferze można zauważyć trend organizowania się. Wszyscy organizują swoją przestrzeń zawodową i przestrzeń prywatną. Grupa dążąca do życiowego minimalizmu rośnie w siłę, odkrywając nową jakość życia. Wystarczy wpisać w wyszukiwarkę hasło "jak zorganizować przestrzeń do pracy", "jak zorganizować listę zadań do zrobienia", a otrzymujemy setki wpisów z propozycjami. Powstają coraz to nowsze, doskonalsze kalendarze, wspierające nas w organizowaniu naszego dnia codziennego.
Bardzo temu trendowi kibicuję i uważam, że jest to dobry kierunek, im bardziej zorganizujemy nasze sprawy, tym płynniej je zrealizujemy i prawdopodobnie będziemy mieć więcej czasu dla siebie i naszych małych przyjemności. I to jest sprawdzone, udowodnione i warto taki styl życia wdrożyć, pamiętając jednak o zdrowym rozsądku :) Jeśli jesteście takimi osobami, jak ja ... macie dwa wyjścia: albo przeprogramować siebie, zmieniając swoje nawyki w kierunku efektywniejszego życia, albo... przyjąć stan taki jaki jest, kochać siebie i znaleźć swój własny sposób na siebie :)

Jestem osobą z ogromnym chaosem w głowie :) Miliardy pomysłów i myśli, doprawione przeróżnymi emocjami, toczą zajadłą gonitwę w zasadzie w każdej świadomej chwili. Świadomej? czyli zawsze wtedy, kiedy nie śpię :) Próbowałam już przeróżnych sposobów i żaden nie wypalił. Nie wnikałam za bardzo w to, dlaczego nie wypalił, ponieważ ostatecznie większej szkody z tego powodu nie było. Trudno, ten typ tak ma i już!

Ale. Jest jeden jedyny w moim życiu obszar, który mam zorganizowany pod przysłowiową linijkę i o tym właśnie dzisiaj chciałam Wam napisać. Tym wpisem będę chciała Was przekonać do tego, że bez względu na to, co myślisz o listach "do zrobienia", o kalendarzach i planowaniu zakupów żywieniowych na cały nadchodzący tydzień, jest w naszym życiu obszar, którego nie doceniamy, a który nie raz odbija się nam potem czkawką. Odpowiedz sobie na jedno pytanie: Jak są zorganizowane moje osobiste dokumenty? 

Z rozmów z moimi znajomymi wiem, że większość z nich nie przykłada jakiejś szczególnej wagi do swoich osobistych dokumentów. I dopóki nie są im potrzebne to wszystko w porządku, gorzej gdy pewnego dnia okazuje się, że trzeba znaleźć tę umowę założenia tego dawno nieużywanego konta w banku a jej, z jakiegoś powodu, w tej stercie papierów nie ma. Zniknęła. Wsiąkła.

O jakich dokumentach osobistych piszę? 
O każdych.
- o umowach o pracę
- o wypowiedzeniach
- o naszych wszystkich świadectwach, certyfikatach czy innych zaświadczeniach, potwierdzających ukończenie szkoły, kursu, szkolenia
- o pitach rocznych
- o umowa na abonament telefoniczny czy internet
- o umowach na otwarcie rachunku w banku
- o potwierdzeniu zamknięcia rachunku w banku
- o książeczkach czy innych fakturach, na podstawie których opłacacie swoje rachunki domowe
- o bierzmowaniu

To jest Twoje życie, wbrew pozorom bardzo ważne. Nigdy nie wiesz, kiedy który z dokumentów może Ci się przydać, a już teraz mogę Ci powiedzieć, że większość z nich na różnych etapach życia na pewno Ci się przyda.

Czego potrzebujesz?
- segregatorów w dwóch grubościach - 55 mm i 75  mm
- przekładek - takie wąskie prostokątne kartoniki do wpinania w segregator, służące za przegródk
- koszulki

Krok 1

Grupujesz dokumenty według obszarów, np:
- praca
- szkoła
- ogólne - np. umowy za telefon, gwarancja na zmywarkę, umowa na rachunek bankowy, zakup roweru
- kredyt - szczęśliwi posiadacze kredytu hipotecznego dobrze żeby od początku wszystkie kwitki, papierki i inne dokumenty zbierali w osobnym segregatorze. Przydają się, wierz mi :)

Jeśli nie masz jeszcze zbyt wielu dokumentów, pracę i szkołę możesz schować w jednym segregatorze, oszczędzając na miejscu na półce. Ja jednego i drugiego nazbierałam dość sporo, więc u mnie wszystkie dokumenty zamknięte są w dwóch segregatorach.

Krok 2

Każdy stosik dokumentów układasz datami rosnąco - i nie chodzi mi tutaj o dokładność co do dnia, tylko roku. Może miesiąca, jak Ci wygodniej. W każdym razie ważne, żeby lata szły kolejno od najniższego np. 2010, 2011, 2012 itd. aż skończy się miejsce w segregatorze.

Krok 3

W tych obszarach, w których masz mniej dokumentów, używasz segregatora 55 mm, w tych pokaźniejszych, tego większego.

Ja wszystkie dokumenty mam w tych dużych segregatorach, chociaż teraz w kilku z nich jest sporo miejsca. Ale to nie ma znaczenia, zapełnią się a ja dzięki temu, w przyszłości nie będę musiała martwić się o miejsce na segregatory, przenosząc się z tego węższego na szerszy.

Krok 4

Dobrze bawię się przygotowując kolorową zakładkę na grzbiet mojego segregatora :) Oczywiście możesz opisać tę, która była w komplecie, ale po co? Pobaw się i stwórz własną, niech cieszy oczy z półki :)

Proste prawda?
Niby oczywiste, a jednak naprawdę wiele osób tego nie robi.
A później, gdy przychodzi np. do zmiany pracy i musimy wypełnić do kadr bardziej szczegółową historię naszego dotychczasowego zatrudnienia czy przebiegu nauki, robi się mały problem.

Jaki jest więc mój jeden prosty sposób na organizację ważnych dokumentów? Konsekwencja!
Wpięcie dokumentu do segregatora zajmie tylko chwilę i zachęcam Ciebie do przechowywania wszystkiego - od umów po paragony czy gwarancje. Jak to się mówi, jeśli nie wołają, a zdarza się, że się przydają.

Rób to konsekwentnie a zobaczysz, że kiedyś to docenisz :)

A może masz inne sposoby na przechowywania swojej osobistej dokumentacji? Napisz w komentarzu, chętnie je poznam :)

Monika
Dziękuję, że dzielisz się tym wpisem ze znajomymi! :)

0 komentarze:

Prześlij komentarz

Dziękuję za Twój komentarz:)